Forretningsorden for Frivilligrådet

 

I medfør af Servicelovens § 18 har Udvalget for Plan, udvikling og kultur i Syddjurs Kommune nedsat et frivilligråd, og byrådet afsætter et årligt beløb til støtte af frivilligt socialt arbejde.

Rammerne for samarbejdet fastsættes i den enkelte kommune, og i henhold til bekendtgørelse om retssikkerhed og administration har Syddjurs Kommunes Frivilligråd fastsat følgende forretningsorden:

 

Frivilligrådets formål og opgaver

§ 1. Frivilligrådets formål, opgaver, sammensætning og økonomi samt relationen mellem Frivilligrådet og PUK-udvalget fremgår af denne forretningsorden.

 

§ 2. Samarbejdet mellem kommune og Frivilligrådet har til formål at styrke og udvikle det frivillige sociale arbejde i Syddjurs Kommune i samspil med borgerne.

 

§ 3. Følgende interesse- og virkeområder tilstræbes repræsenteret i Frivilligrådet:

  1. Ældre/ensomme
  2. Børn og unge
  3. Andre, herunder handicapområdet, humanitære foreninger, sygdomsforeninger og flygtningeområdet med videre

 

Valgprocedure

§ 4. Frivilligrådet består af syv medlemmer. I ulige år vælges tre og i lige år vælges fire medlemmer. Medlemmerne vælges for en toårig periode. Genvalg kan finde sted. Der vælges mindst to suppleanter og hvis muligt tre, suppleanternes valg gælder et år.

 

§ 5. Foreninger som repræsenterer områder 1. – 3. i § 3 indstiller kandidater, som kan vælges af årsmødets deltagere. Kandidaterne offentliggøres inden mødet. Alle fremmødte stemmeberettigede på årsmødet har stemmeret med én stemme. Ved stemmelighed foretages lodtrækning.

 

§ 6. Frivilligrådet vælger af sin midte en formand og en næstformand. I tilfælde af stemmelighed afgøres valget ved lodtrækning. Formanden og næstformanden udgør et formandskab.

 

Støtte til frivilligt socialt arbejde

§ 7. Syddjurs Kommune modtager via bloktilskud fra staten et årligt beløb til støtte af frivilligt socialt arbejde og afsætter hvert år budget til Frivilligrådets arbejde. Frivilligrådet udarbejder på dette grundlag forslag til støtte til foreninger, grupper og enkeltpersoner, som udfører frivilligt socialt arbejde.

 

§ 8. Ansøgninger om tilskud indkaldes én gang om året ved annoncering i den lokale presse og på www.syddjurs.dk. Ansøgningsfristen er hvert år den 15. september.

Der anvendes et elektronisk ansøgningsskema, som findes på kommunens hjemmeside.

Ansøgningen skal indeholde en kortfattet beskrivelse af det frivillige sociale arbejde man vil udføre, et budget for de planlagte aktiviteter og en angivelse af, hvilket beløb man søger. Hvis der samtidig søges om økonomisk støtte til den pågældende aktivitet fra anden side, skal ansøgningen indeholde en bemærkning herom.

 

§ 9. Frivilligrådet behandler indkomne ansøgninger og forelægger en prioriteret indstilling til Udvalget for Plan, udvikling og kulturs godkendelse.

Ansøgningerne behandles efter følgende retningslinjer:

  • Aktiviteter der har et konkret socialt formål og primært udføres af frivillige
  • Aktiviteten skal primært være rettet mod borgere bosat i kommunen
  • Den frivillige indsats skal være til gavn for andre end én selv og ens familie
  • Der kan ydes støtte til en frivillig forening/gruppe i en opstartsfase
  • Der ydes ikke støtte til enkeltpersoner men til aktiviteter målrettet afgrænset grupper
  • Der ydes ikke tilskud til transport til/fra aktiviteten
  • Der ydes normalt ikke tilskud til husleje, forplejning, løn eller andre drifts- og administrationsudgifter

 

Udvikling af det frivillige sociale arbejde

§ 10 Byrådet har afsat en pulje til at understøtte udvikling af det frivillige sociale arbejde. Frivilligrådet udarbejder forskellige scenarier for hvordan puljen anvendes og Udvalget for Plan, udvikling og kultur godkender Frivilligrådets indstilling.

 

 

 

Rådets møder

§ 11. Første møde efter årsmødet i Frivilligrådet:

  • Kommunen tager initiativ til indkaldelse af det første møde efter årsmødet
  • Rådet kan indkaldes på initiativ af formanden, kommunen eller to medlemmer af rådet.

 

§ 12. Rådet afholder møder efter behov, dog mindst 4 gange årligt.

  1. Rådets møder ledes af formanden. I dennes fravær ledes møderne af næstformanden
  2. Indkaldelse og dagsorden til møder udsendes elektronisk senest 5 hverdage før mødets afholdelse til rådets medlemmer samt Udvalget for Plan, udvikling og kultur
  3. De enkelte medlemmer af rådet er inhabile og forlader midlertidigt mødet, når der behandles sager og ansøgninger om støtte vedrørende den forening/organisation som rådets medlem repræsenterer. Rådet kan dog bede medlemmer om at redegøre nærmere for sagen/ansøgningen
  4. Rådet kan, når forholdene taler herfor, bemyndige formandskabet til at afgive svar på rådets vegne
  5. Rådet/formandskabet kan på eget initiativ rette henvendelse til såvel PUK-udvalget, Byrådet som enhver kommunal myndighed med forespørgsler og forslag
  6. Rådet kan efter behov nedsætte arbejdsgrupper til belysning af særlige problemstillinger
  7. Rådet kan til sine møder indkalde faglig ekspertise til udredning af punkter på dagsorden
  8. Rådsmøderne planlægges, så der i videst muligt omfang tages hensyn til de forskellige medlemmers arbejde og transportmuligheder
  9. Rådets ordinære møder fastlægges så vidt muligt for et år frem
  10. Formandskabet udarbejder med sekretariatsbistand fra afdelingen dagsorden til næstkommende møde
  11. Rådet er beslutningsdygtigt når formanden eller næstformanden og et flertal af rådets medlemmer er til stede; afstemning foregår ved almindeligt flertal blandt de tilstedeværende. I tilfælde af stemmelighed er formandens/næstformandens stemme afgørende
  12. Rådet afgiver en årlig beretning til årsmødet og PUK-udvalget.

 

§ 13. Sekretariatet udarbejder referat af hvert møde. Referatet sendes elektronisk senest 10 arbejdsdage efter rådsmødet til rådets medlemmer samt Udvalget for Plan, udvikling og kultur.

 

§ 14. Rådets medlemmer har herefter 10 arbejdsdage til at kommentere referatet overfor formanden. Efter hensyntagen til de afgivne kommentarer betragtes referatet herefter som godkendt. Det godkendte beslutningsreferat offentliggøres på kommunens hjemmeside.

 

§ 15. Rådets medlemmer har tavshedspligt vedrørende alle forhold der drøftes på møderne.

 

§ 16. Et medlem af Frivilligrådet kan ekskluderes, når medlemmet direkte modarbejder rådet, afdelingen eller det politiske udvalg. En eventuel eksklusion skal efter indstilling fra Frivilligrådet behandles som en lukket sag og afgøres i det politiske udvalg, som Frivilligrådet henhører under.

 

§ 17. Denne forretningsorden kan ændres, hvis 2/3 af et beslutningsdygtigt råd kan tilslutte sig ændringsforslaget.

 

 

 

 

 

Forretningsordenen som er vedtaget på Frivilligrådets møde den 18. februar 2015 og PUK-udvalgsmødet den 4. marts 2015 erstatter Forretningsorden af den 17. april 2007 samt samarbejdsaftale mellem Frivillighedsrådet og PUK-udvalget.